Vyvíjíme systém, na kterém stojí celá firma

Tohle jsou Vaše krabičky

Vaše krabičky vaří a rozvážejí krabičkovou stravu od roku 2011. Jídlo si zákazníci vyzvedávají v sedmi městech nebo jim ho rozvoz přiveze domů.

Zákazník si objednává z aktuálního jídelníčku. Systém pak musí objednávku správně spojit s platbou a převést ji do přesných podkladů pro kuchyni. Když některá část nesouhlasí, problém se projeví v reálném provozu.

Web byl jen začátek

Spolupráce začala začátkem roku 2021 novým webem vasekrabicky.cz. Objednávky z něj tehdy ještě vedly do původního registračního systému. Web jsme odevzdali a klient si na menší zakázce ověřil, jak pracujeme.

Poté přišlo zadání, které mělo úplně jinou váhu. Původní systém technologicky zastaral a jeho architektura už nedovolovala bezpečně přidávat funkce, které firma potřebovala. Další dílčí úpravy by jen prodlužovaly život něčemu, co už nemohlo růst.

Klient se proto rozhodl pro nový systém. Svěřil nám vývoj nástroje, na kterém bude stát jeho každodenní provoz.

Nový systém vznikal, zatímco firma dál vařila

Nový systém jsme stavěli celý od začátku. Firma mezitím dál pracovala v původním, protože objednávky, platby ani výrobu nešlo na půl roku zastavit.

Připravili jsme také převod dat. Když byl nový systém dostatečně daleko, běžely oba vedle sebe a porovnávali jsme jejich chování. Teprve po otestování přišlo překlopení do ostrého provozu.

Během vývoje se ukázalo, kolik pravidel si provoz za roky vytvořil. Část z nich v původním zadání nebyla vidět a projekt kvůli tomu nabral zpoždění. Jakmile jsme všechny části řádně otestovali, systém jsme pustili do ostrého provozu.

Nejtěžší bylo, aby všechno souhlasilo

Žádná jednotlivá funkce nebyla sama o sobě mimořádně složitá. Náročné bylo propojit je do jednoho celku, ve kterém každá změna dopadne správně všude, kam má.

Jen výslednou cenu jedné objednávky může ovlivnit přibližně dvacet různých faktorů. Stejná objednávka se pak promítá do platby, historie zákazníka, podkladů pro kuchyni i firemních přehledů. Všude musí být stejná a správná.

Systém proto řeší objednávky, jídelníčky, zákazníky, platby, dokumenty a reporty. Tenhle výčet ale ukazuje jen rozsah. Skutečná práce byla ve vazbách mezi nimi.

Každý den ubírá ruční práci

Přínos systému neměříme jedním procentem. Je vidět v úkonech, které už lidé ve firmě nemusí dělat ručně.

Systém automaticky páruje příchozí platby s objednávkami, takže je účetní nemusí dohledávat ručně. Administrátoři mají objednávky, zákazníky a platby v přehlednějším prostředí. Pravidelnému zákazníkovi může další objednávka vzniknout automaticky, takže ji nemusí pokaždé zadávat znovu a obsluha ji nemusí znovu zpracovávat.

Jednotlivě jsou to malé kroky. V provozu, který se opakuje každý den, šetří lidem hodiny času týdně.

Spuštěním naše práce neskončila

Systém vyvíjíme od roku 2021 a s firmou se dál mění. Přibývají funkce, reporty i napojení na systémy externích partnerů. Když provoz ukáže novou potřebu, máme na čem stavět a dokážeme ji do systému rychle doplnit.

Právě v tom se rozhoduje, jestli se z dodavatele stane dlouhodobý partner. Klient nepotřeboval systém jen spustit. Potřebuje se na něj spolehnout každý další pracovní den a vědět, kdo ho bude rozvíjet za rok i za pět let.

Vaše krabičky to vědí. Jsme u systému od prvního návrhu a zůstáváme u něj i v ostrém provozu.